A preparação para uma Black Friday eficiente vai muito além de reforçar os estoques e criar campanhas de marketing. Em meio à expectativa pelo aumento de vendas, muitos e-commerces esquecem de lidar com as obrigações fiscais e contábeis resultantes das operações. E as consequências desse ato podem interferir de forma direta na lucratividade do período.

Dessa forma, é recomendado que o departamento fiscal também se prepare para o processamento de um grande volume de vendas visando garantir o cumprimento das entregas. Até porque, da mesma maneira que a quantidade de pedidos aumenta, as obrigações e recolhimento dos tributos também são ampliados durante a data comercial.

O papel do compliance fiscal

Portanto, é primordial que as marcas estejam preparadas e atentas para assegurar o chamado compliance fiscal, nome dado ao conjunto de técnicas e disciplinas que visam garantir o cumprimento de todas as obrigações fiscais. Assim, seu principal objetivo é preparar a equipe do departamento fiscal para que sejam evitados os imprevistos relacionados às exigências tributárias.

Em outras palavras, o compliance fiscal surge para que todos os impostos sejam pagos e as regras fiscais sejam cumpridas. No entanto, a sua importância vai muito além disso, uma vez que tal mecanismo ajuda a reduzir drasticamente os riscos de penalidades, garante agilidade e padronização nos processos internos e minimiza os custos relacionados aos tributos.

Benefícios do compliance fiscal

Todos esses benefícios se tornam ainda mais significativos quando são postos no contexto de épocas em que os números de vendas crescem, como no caso da Black Friday. Mas, por outro lado, os custos de uma operação manual no departamento fiscal tendem a se tornar ainda maiores durante as datas comerciais mais aguardadas.

Hoje, por exemplo, para cada guia tributária, um único funcionário gasta, em média, 10 minutos no processo manual de emissão e pagamento. Isso quer dizer que, em um e-commerce que vende 100 unidades ao mês, o colaborador necessita de quase 16 horas mensais apenas para gerar e recolher todas as guias.

Dito isso, com o crescimento no volume de vendas na Black Friday, um e-commerce pode ter muitas dificuldades para processar todo o fluxo de informações manualmente. Além do risco para a organização em si, o processo manual pode causar um enorme problema de reputação, uma vez que os clientes atraídos podem receber suas entregas fora do prazo acertado na compra por conta de problemas no processamento dos pedidos. Acontecendo isso, a consequência mais provável é de que as chances de fidelização se tornam extremamente reduzidas.

Solução está na tecnologia

Diante de todo esse cenário, a grande dúvida que fica é: como assegurar que sua empresa fique em dia com o compliance fiscal durante a Black Friday?

Hoje, podemos afirmar que a automação fiscal é a resposta mais segura para essa finalidade. Isso porque os e-commerces que utilizam soluções para automatizar a emissão e pagamento dos documentos fiscais eliminam a dependência de processos manuais, que são mais lentos e consomem muito mais recursos.

Mais do que isso, todas essas informações coletadas ficam armazenadas de forma ordenada em um ambiente seguro e de fácil visualização. Com base nos dados gerados pelas notas fiscais, torna-se ainda mais simples o processo de avaliar o desempenho das vendas na data comercial e atualizar todos os controles gerenciais da organização.

A verdade é que, de forma geral, todas as lojas virtuais esperam pela Black Friday para angariar maior volume de receitas. Porém, à medida que cresce o número de transações, sobe também a atenção exigida para cumprir as obrigações tributárias. Por isso, hoje a tecnologia é a maior aliada do compliance fiscal dos e-commerces, tornando-se uma solução imprescindível para quem deseja evitar preocupações ou problemas com o Fisco e, ao mesmo tempo, assegurar o foco do time no aumento de vendas.

*Thiago Souza é cofundador e head de marketing da Dootax. Com mais de 20 anos no mercado de tecnologia da informação, o empreendedor também é cofundador do Banco Útil, uma carteira digital corporativa que nasceu para revolucionar a maneira de pagar tributos e boletos, e da consultoria Flux-IT.