No universo contábil, ainda não são muitos aqueles que tiveram a exata ciência das mudanças que o Fisco elaborou com o Projeto SPED e os sub-projetos como EFD, ECF, NF-e, CT-e, etc…

O formato que conhecemos da contabilidade atualmente mudou, e mudou para melhor. O Papel, responsável pela falta do espaço e aparente desorganização nas mesas de administradores, advogados e principalmente contadores está com seus dias contados. Em todos os setores podemos observar a evolução da tecnologia, eliminando todo e qualquer rastro do papel, e com o setor contábil não poderia ser diferente. Com a implantação do projeto SPED as Notas são eletrônicas, os Livros Diários, Balancetes e Balanços são digitais, as autenticações de livros são virtuais e por aí vai…

É fato de que, a forma de se contabilizar toda esta informação não poderia permanecer a mesma, já que toda informação é gerada magneticamente (em forma de arquivos) também deve ser contabilizada de forma magnética. Mesmo assim escritórios e equipes contábeis ainda promovem um grande esforço para digitar nota a nota, cupom a cupom, item a item de um cliente varejista que vende algo em torno de 3.000 itens por mês. Não percebe que o tal arquivo MFD exigido pelo estado (1) pode ser importado para o módulo fiscal de vários sistemas de contabilidade. Isso vale para Notas Fiscais Eletrônicas de Entrada, Saída, Serviços, Conhecimento de Transporte, e muitos outros tipos de arquivos… As empresas de software contábil estão antenadas a estas mudanças, pois é através de módulos de importação que será possível reaproveitar toda esta informação.

Equívocos existem pela falta da nova visão e devem ser corrigidos o mais breve possível. Por exemplo: a contabilização de um DANFE. Como o próprio nome diz, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica não passa de um papel para ser visto por barreiras policiais e permitir o trânsito de uma determinada mercadoria. O cliente acostumado com o famigerado papel, ator principal da cena de compra e venda é enviado ao contador, que por sua vez contabiliza aquele DANFE sem saber que pode estar sendo co-responsável em enganar o fisco, pois uma simples folha de papel A4 não tem segurança de autenticidade nenhuma a não ser o código de 44 dígitos que deve ser consultado no site da RFB, mas quem em sã consciência validará 2.000 DANFE´s de um único cliente, checando lá todos os seus dados ?

Talvez você não saiba mas existe uma cadeia de letras e números incompreensíveis a nossa visão em cada arquivo XML. Eles são responsáveis pela autenticidade do arquivo. Se você mudar uma virgula do endereço do remente já é o suficiente para invalidar o arquivo e determinar que as informações ali contidas não sejam confiáveis. Então pra quê checar DANFE a DANFE se ao importar o arquivo esta autenticidade já é verificada ? Em uma fiscalização o fiscal solicitará ao contribuinte os últimos 5 anos dos arquivos e não dos DANFE´s. Por isso a guarda eficiente destes preciosos arquivos pouparão uma enorme dor de cabeça no futuro. Também tem passado desapercebido a importância de solicitar ao fornecedor o arquivo XML. O fiscal com certeza vai pedir as notas de entrada para confrontar com o inventário. Nem pense em entregar a ele aquela caixa box cheia de DANFE´s, depois de ler este artigo, imagine só o que ele vai fazer.

Paulo Peixoto é Formado em Analise de Sistemas pela Universidade Estácio de Sá. Diretor de Tecnologia na Dbconn Tecnologia e pesquisador em assuntos relacionados ao SPED. Palestrante do Projeto Consciência SPED, criado pela DBConn, leva a empresários e contadores a as mudanças que estão ocorrendo no universo contábil.