Este tema é recorrente. Já perdi a conta de quantas consultas escritas e orais respondi sobre o assunto. E com o aquecimento da atividade econômica internacional no Brasil, o tema ganha cada vez mais relevância, seja pelo desconhecimento da legislação tributária, seja pelo entendimento do Fisco em querer tributar aquilo que não é receita, muito menos prestação de serviço tributável.
O reembolso de despesas geralmente pode ocorrer de duas maneiras: (i) dentro de um mesmo grupo empresarial que, visando à redução dos custos administrativos internos, resolve concentrar em apenas uma das empresas as áreas de apoio administrativo como contabilidade, financeiro, jurídico, tecnologia, dentre outros; ou (ii) quando uma empresa acaba assumindo a despesa de seu cliente e, posteriormente, reembolsa os valores (ex.: escritório de advocacia que paga as custas processuais e de correspondente do cliente e se ressarce).
O reembolso das despesas é realizado via nota de débito entre as empresas e, por tratar-se de mero reembolso, não é classificado como receita tributável pelas empresas que recebem o reembolso. Tampouco o ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) é recolhido, visto que, apesar de haver a disponibilização de esforço humano, não há lucro na operação, ou seja, falta ao mesmo o signo presuntivo de riqueza capaz de gerar a tributação pelo ISSQN.
Da mesma forma deveria ocorrer com o PIS e a COFINS. Apesar de a legislação prever que o PIS e a Cofins terão como base de cálculo o faturamento, entendido este como a totalidade das receitas independentemente da classificação contábil das mesmas, o reembolso, como dissemos acima, raramente é contabilizado como tal.
Porém, o Fisco (municipal, no caso do ISSQN, e federal, no caso do IRPJ, CSLL, PIS e Cofins) por vezes exige a tributação de tais valores, em total afronta ao conceito de riqueza (conceito econômico).
O tema vem evoluindo na jurisprudência, inclusive administrativa, mas as autuações são frequentes e crescentes. Ou seja, cabe ao contribuinte provar que está apenas se ressarcindo dos custos e despesas de terceiros incorridos por ele.
E é muitas vezes nesta prova que reside a maioria das decisões contrárias às empresas. Isto porque, na maioria das vezes, a documentação não comprova que a despesa era, realmente, do terceiro. Ou, em casos de empresas do mesmo grupo, o ressarcimento não guarda correlação lógica entre o que foi prestado e o que foi reembolsado.
Exemplo clássico é o reembolso de despesas de contabilidade, porém, tendo como critério o custo total do serviço dividido pelo faturamento de cada unidade empresarial.
Para se provar que o reembolso tem caráter de reembolso, deve haver a cobrança exata daquilo que foi gasto pela empresa. Quaisquer valores e/ou critérios estranhos à relação certamente gerarão dúvidas no Fisco, acarretando a lavratura de Auto de Infração preventivo e Imposição de Multa.
Enfim, não basta que o reembolso não seja um fato econômico capaz de desencadear o nascimento da obrigação tributária e sim que o contribuinte se cerque de toda a documentação comprobatória de que o ressarcimento de determinada despesa foi feito, na estrita relação e valores que foram despendidos anteriormente. Com a prova realizada e baseada em documentação, dificilmente a empresa será autuada.