Como a contabilidade pode ajudá-lo na administração do seu negócio

O título acima foi tema de uma palestra que fiz recentemente em Belo Horizonte no âmbito do programa de e-talks da Endeavor Brasil. O objetivo foi mostrar aos presentes, em sua maioria jovens empreendedores, a importância da contabilidade para a administração de empresas, sejam pequenas, médias ou grandes. A apresentação compreendeu duas partes. A primeira buscou destacar o papel da função financeira nas empresas. A segunda teve a intenção de evidenciar as principais contribuições da contabilidade.

A função financeira nas empresas abrange, essencialmente, três grandes áreas de decisões: investimentos, financiamentos e repartição do resultado. Mais precisamente, ela envolve o processo de obtenção e alocação eficiente de fundos, a fim de permitir à empresa desenvolver suas atividades e remunerar o capital investido. Os investimentos constituem a estrutura de ativos e podem ser financeiros, operacionais e fixos. São realizados de modo criterioso, obedecendo a técnicas de análise de viabilidade econômica. O perfil dos investimentos depende, sobretudo, da atividade que a empresa exerce, ou seja, indústria, comércio ou serviço. Quanto aos financiamentos, estes referem-se aos capitais próprios e de terceiros levantados pela empresa. Seu montante constitui a estrutura de passivos ou de financiamento. São muitos os determinantes da escolha da estrutura de financiamento. Dentre os principais, destacam-se a disponibilidade e o custo dos recursos, as características do negócio (estrutura de ativos, rentabilidade), as condições do ambiente econômico, a oportunidade. O custo médio ponderado da estrutura de financiamento figura entre os elementos-chave para a administração financeira da empresa, pois pode determinar a viabilidade econômica ou não de investimentos e, até mesmo, do negócio. No que tange à repartição do resultado, trata-se de uma esfera de decisão em que se define a política de distribuição do lucro obtido em determinado período. A parte do lucro que é retida torna-se uma importante fonte de recursos (autofinanciamento) que, aliás, é muito utilizada pelas empresas brasileiras. O ponto de encontro das decisões mencionadas acima é o fluxo de caixa, que é um instrumento de vital importância para a administração. Investir, financiar e repartir o lucro representam, portanto, a essência da função financeira nas empresas, cujas operações são registradas, organizadas e apresentadas pela contabilidade.

Tendo em vista o destinatário principal da informação contábil, a contabilidade pode ser classificada como financeira e gerencial. A contabilidade financeira é a responsável por estabelecer um canal de comunicação entre a empresa e os agentes externos, tais como bancos, fornecedores, investidores, autoridades fiscais e reguladoras. Sua maior função consiste em registrar, organizar e sintetizar as decisões tomadas pela empresa em determinado período, bem como informar, por meio das demonstrações contábeis, os efeitos que elas provocam sobre sua situação econômico-financeira. Essas demonstrações compreendem o balanço patrimonial, a demonstração do resultado do exercício, a demonstração do fluxo de caixa, a demonstração das mutações do patrimônio líquido e a demonstração do valor adicionado. A divulgação desses relatórios é obrigatória para as sociedades anônimas de capital aberto e empresas de grande porte. É por meio deles que usuários externos podem analisar, diagnosticar e acompanhar o desempenho global da empresa, com destaque para aspectos de liquidez, grau de endividamento, lucratividade e rentabilidade. A contabilidade financeira é obrigatória, padronizada e executada mediante a observância de um conjunto de normas e procedimentos. O resultado do seu trabalho permite à empresa cumprir suas obrigações legais, fiscais, sociais e, ao mesmo tempo, reduzir a assimetria de informação no âmbito de suas relações com o mercado.

Por sua vez, a contabilidade gerencial orienta-se aos agentes internos da organização. Seu objetivo é produzir dados, informações e relatórios gerenciais que auxiliem o administrador a avaliar, planejar, controlar, dirigir e tomar decisões. Diferentemente da contabilidade financeira, a contabilidade gerencial não precisa obedecer a normas e procedimentos contábeis, fiscais e legais. Utiliza-se, entretanto, de contribuições oriundas de outras áreas e disciplinas (teoria das organizações, economia, psicologia, ciência política, métodos quantitativos) na sua busca por uma melhor análise e compreensão dos fenômenos organizacionais. Avaliação de desempenho, geração de valor, controladoria e sistemas de apoio à decisão, controles de gestão, sistema orçamentário, gestão estratégica de custos e relatórios detalhados por produtos, departamentos, clientes estão entre as principais contribuições da contabilidade gerencial à administração das empresas. Sua ênfase reside na informação relevante, oportuna e capaz de orientar decisões voltadas para o futuro da empresa. A análise de custo-volume-lucro é um bom exemplo do emprego dessa perspectiva. Esse tipo de análise, que se desenvolve a partir do conhecimento da natureza e do comportamento dos custos e despesas, proporciona ao administrador dados e informações tais como margem de contribuição, ponto de equilíbrio (operacional, econômico e financeiro), grau de alavancagem operacional (sensibilidade do lucro operacional a variações em vendas). São informações que, entre outras aplicações, permitem ao gestor avaliar desempenhos de produtos e serviços, redefinir a carteira de produção e vendas, determinar o nível mínimo de atividade para cobrir despesas e custos fixos e avaliar o risco do negócio.

É, portanto, evidente que a contabilidade exerce um papel de grande relevância na administração das empresas, seja respondendo às demandas de agentes externos, seja produzindo dados e informações para usuários internos. Cabe destacar, contudo, que obter informações implica em custos que devem ser considerados pelo empreendedor ao definir a estrutura de informação contábil que melhor se ajusta às características e perspectivas do seu negócio. Se a intenção for crescer, prosperar e atrair novos investidores, uma estrutura contábil que incorpore os aportes da contabilidade gerencial pode revelar-se a mais adequada. Neste caso, o empreendedor não poderia restringir-se a uma contabilidade orientada apenas ao atendimento de questões fiscais e legais. Ao contrário, ele precisaria de uma contabilidade mais completa e robusta.

Para concluir, a mensagem que poderia ser deixada aos empreendedores é a seguinte: tenha a contabilidade como uma parceira, pois ela pode ajudá-lo, sobremaneira, a administrar o seu negócio.

Antonio Dias Pereira Filho é professor, escritor, palestrante e membro da ALLA. Autor de Structure du capital, dynamisme environnemental et performance: une articulation entre la finance et la stratégie, publicado pela Les Éditions du Panthéon, Paris, abril de 2012.