O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), para algumas empresas, está sendo uma pedra no sapato. Uma pesquisa realizada pela Everis (consultoria de Negócios e Tecnologia da Informação), com 88 das 500 maiores companhias do Brasil, mostrou que somente metade das organizações entrevistadas finalizou a implantação da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica); 11% inseriram o SPED fiscal; e apenas 10% introduziram o SPED contábil. É um resultado preocupante e que exigirá um movimento rápido das empresas pendentes para se adequarem às novas regras.

Composto por três pilares - NFe, SPED contábil e fiscal -, o sistema foi criado pelo governo com o objetivo de informatizar e interligar a arrecadação de tributos nas três esferas públicas -federal, estadual e municipal- e de identificar e evitar ilícitos tributários dentro do sistema empresarial. O programa terá ainda efeito de desburocratização muito grande.

Até setembro, muitas empresas contribuintes de ICMS e IPI serão obrigadas a ter o SPED fiscal - a Receita disponibiliza no site uma lista com os nomes de quais estão enquadradas. Além disso, nas companhias que, em 2008, estavam no regime de tributação pelo lucro real e sujeitas ao acompanhamento econômico diferenciado, a entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) do ano passado deverá ser realizada até o dia 30 de junho próximo. São aproximadamente 31 mil empresas que deverão entregar a Escrituração Fiscal Digital (EFD). Mas pouquíssimas companhias -as maiores do País- já se adequaram às novas regras. E quem irá socorrê-las quase no final do segundo tempo para solucionar a questão?

Empresas de outsourcing de Business Process Outsourcing (BPO) estão auxiliando organizações na implantação de projetos voltados para o SPED desde o momento em que se criou o sistema. Mas ainda muitas companhias não compreenderam a importância, muito menos a complexidade destes processos. Em primeiro lugar, não basta apenas colocar um software no computador - prática que muitas vezes não leva em consideração as redes tecnológicas existentes nas empresas e sua capilaridade. O SPED envolve muito mais do que a simples introdução de uma solução. Vale lembrar que o importante do sistema são as informações que serão transmitidas para os órgãos competentes e que deverão ser checadas para verificar se não há nenhum tipo de falha contábil e/ou fiscal antes de serem encaminhadas pela organização.

Para atender as necessidades exigidas e conseguir transmitir o arquivo para a Receita, a empresa necessita adequar à contabilidade e as informações tributárias, além de solicitar do fornecedor do Enterprise Resource Planning (ERP, ou Sistema de Gestão Empresarial, em português -processo de informação que integra os dados e processos de uma organização em um único sistema-) uma solução para geração do arquivo. Há casos em que serão necessárias alterações na metodologia da operação, pois deve-se ficar atento às informações exigidas pelos layouts disponibilizados pela Receita Federal e seu modo de apresentação. O ERP precisa estar preparado para atender às atuais demandas e a outras que virão no futuro, relacionadas ao SPED.

Da Secretaria da Receita Federal, passando pela administração tributária dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, até os órgãos e as entidades de administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização das empresas e das sociedades empresariais, como Banco Central do Brasil (Bacen), Comissão de Valores Mobiliários (CVM), e Conselho Federal de Contabilidade (CFC), dentre outros, todos terão acesso aos dados disponibilizados pelas organizações. Aquelas que não entregarem o arquivo digital até a data-limite serão penalizadas.

Portanto, não há mais tempo para discussões sobre o assunto. É preciso entrar na questão no seu âmbito prático. Trata-se de uma mudança importante dentre todas as transformações que a área contábil e fiscal está passando nos últimos anos no País. A propósito, 2009 tem sido decisivo nesse sentido.